ร้านดำน้ำและบริษัททัวร์: เมื่อแชท LINE กับสเปรดชีตใช้เป็นระบบจองไม่ไหวอีกต่อไป

เช้าวันจันทร์ช่วงไฮซีซัน เจ็ดโมงเช้า มีแชท LINE ที่ยังไม่ได้อ่านสิบสี่ห้อง มี Google Sheet สามแท็บที่ใช้สีแยกกัน และมีไวท์บอร์ดตั้งอยู่ข้างท่าเรือ ในกองข้อมูลนั้นมีข้อเท็จจริงข้อหนึ่งซ่อนอยู่ว่า เรือรอบ 8:30 รับเกินที่นั่งไปสองคนแล้ว และยังไม่มีใครสังเกต

ร้านดำน้ำ บริษัททัวร์ และ DMC ขนาดเล็กจำนวนมากทำงานแบบนี้จริง ๆ ในช่วงที่ธุรกิจยังเล็กและเจ้าของจำทุกอย่างได้ มันก็ใช้ได้ แต่มาถึงจุดหนึ่งที่เดาได้ล่วงหน้า มันจะเริ่มพัง และความเสียหายมักเงียบ ๆ เช่น จองซ้อน มัดจำหาย หรือหาใบรับรองสุขภาพของลูกค้าไม่เจอ

บทความนี้เขียนให้เจ้าของและผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการที่สงสัยว่าตัวเองมาถึงจุดนั้นแล้ว เนื้อหาครอบคลุมสิ่งที่พังก่อน เหตุผลทางกฎหมายข้อหนึ่งที่ควรจริงจัง และสิ่งที่ระบบจองทุกระบบ ไม่ว่าซื้อหรือจ้างพัฒนา ต้องทำให้ได้

สองธุรกิจ ปัญหาเดียวกันอยู่ข้างใต้

ร้านดำน้ำกับ DMC ดูต่างกันจากภายนอก แต่ข้างในทำสิ่งเดียวกัน คือขายความจุที่มีจำกัด (ที่นั่งบนเรือ เวลาของอินสตรัคเตอร์ ถังอากาศ รถ ห้องพัก วันของไกด์) ให้ลูกค้าที่เข้ามาจากหลายช่องทาง แล้วต้องแปลงการขายแต่ละครั้งให้เป็นเงินที่เก็บได้ ซัพพลายเออร์ที่จ่ายครบ และวันที่ปลอดภัยและราบรื่น

เมื่อทั้งหมดนี้อยู่บนแชทและสเปรดชีต สามอย่างเดิมจะพังเหมือนกัน คือ ความจุถูกนับไว้หลายที่ ข้อมูลลูกค้ากระจายอยู่ในรูปแชทและไฟล์ PDF และเงินถูกพิมพ์ซ้ำหลายรอบ

สิ่งที่พังก่อนในร้านดำน้ำ

ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ในวงการนี้อธิบายรูปแบบเดียวกัน และตรงกับที่ผู้ประกอบการเล่า ควรอ่านด้วยความระมัดระวังตามปกติ เพราะแหล่งข้อมูลด้านล่างเป็นบริษัทที่ขายซอฟต์แวร์

• เงินก้อนเดียว พิมพ์สามครั้ง เงินมัดจำถูกกรอกในตารางงาน แล้วกรอกอีกครั้งในชีตเงินสด และอีกครั้งในชีตค่าคอมมิชชัน แต่ละสำเนาคือโอกาสที่ยอดจะไม่ตรงกัน
• ข้อพิพาทเรื่องคอมมิชชันและเงินเดือน ค่าตอบแทนอินสตรัคเตอร์มักผสมเงินเดือนฐาน ค่าสอน ค่าคอมมิชชันจากการขาย และเงินเบิกล่วงหน้า ข้อผิดพลาดมองเห็นยาก และอินสตรัคเตอร์ที่เจอความผิดพลาดครั้งหนึ่งจะจำไปนาน
• เจ้าของคือตัวระบบ สูตรและวิธีแก้ขัดอยู่ในหัวคนคนเดียว พอเจ้าของไม่อยู่ การจ่ายเงินเดือนก็ชะงัก และไม่มีใครอ่านชีตนั้นได้
• ปัญหาโผล่ตอนสิ้นเดือน ยอดที่กระทบไม่ตรงซึ่งเพิ่งเจอหลังผ่านไปหลายสัปดาห์ ตามรอยย้อนกลับยากมาก
• ตอบคำถามง่าย ๆ ไม่ได้อย่างตรงไปตรงมา ธุรกิจเช่าอุปกรณ์กำไรจริงไหม คอร์สไหนทำเงิน การจะตอบต้องสร้างสูตรใหม่ จึงลงเอยที่การบริหารด้วยความรู้สึก

สองข้อสุดท้ายสำคัญ การไม่รู้ตัวเลขของธุรกิจตัวเอง คือต้นทุนที่แท้จริง มากกว่าความผิดพลาดครั้งใดครั้งหนึ่ง

สิ่งที่พังก่อนใน DMC และบริษัททัวร์

DMC ประกอบแพ็กเกจหลายวันจากโรงแรม รถรับส่ง กิจกรรม และอาหาร ราคาแปรตามฤดูกาลและขนาดกลุ่ม จากซัพพลายเออร์ที่แต่ละรายมีราคาและเงื่อนไขของตัวเอง

• เสนอราคาด้วยมือ ทุกใบเสนอราคาต้องหาเรตที่ถูกต้องของซัพพลายเออร์ในฤดูที่ถูกต้อง บวกมาร์กอัป และทำใหม่ทุกครั้งที่ขนาดกลุ่มเปลี่ยน ใบเสนอราคาที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงจะแพ้คู่แข่งที่ตอบได้ภายในวันเดียว
• เรตและสัญญากระจายอยู่ในไฟล์และอีเมล ไม่มีใครบอกได้เร็วว่าเรตของซัพพลายเออร์รายไหนใช้กับวันที่ไหน
• มองไม่เห็นความว่างแบบเรียลไทม์ ความเสี่ยงคือรับเกิน และการเปลี่ยนแผนกะทันหันกลายเป็นการโทรตามกันวุ่นวาย
• หลายสกุลเงินและหลายช่องทางชำระเงิน ที่ต้องกระทบยอดด้วยมือ

ตัวเลขที่ผู้ขายเครื่องมือชอบอ้าง เช่น "เสนอราคาได้ในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายชั่วโมง" เป็นคำโฆษณา ไม่ใช่ผลที่วัดได้ ปัญหาที่พวกเขาอธิบายเป็นของจริง แต่ขนาดของการประหยัดขึ้นกับธุรกิจของคุณ

ส่วนที่เจ้าของมักประเมินต่ำเกินไป: แบบฟอร์มสุขภาพของลูกค้าเป็นข้อมูลอ่อนไหว

การสอนดำน้ำและกิจกรรมนำเที่ยวหลายอย่างต้องให้ลูกค้ากรอกข้อมูลสุขภาพ สำหรับการเรียนดำน้ำสกูบาเพื่อการพักผ่อน แบบสอบถามทางการแพทย์มาตรฐานที่ใช้กันทั้งวงการจะถามประวัติสุขภาพของผู้เรียน หากตอบ "ใช่" ข้อใดข้อหนึ่ง ผู้เรียนต้องไปพบแพทย์ และแพทย์จะกรอกส่วนที่ยืนยันว่ามีภาวะใดที่ขัดกับการดำน้ำหรือไม่ ถ้าผู้เรียนเป็นผู้เยาว์ ผู้ปกครองต้องลงนามด้วย แบบฟอร์มระบุว่าเป็นข้อมูลลับ แต่ไม่ได้กำหนดว่าใครต้องเก็บ หรือเก็บนานเท่าไร ซึ่งเป็นภาระของคุณ

ในประเทศไทย ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) บทสรุปจากสำนักงานกฎหมายระบุว่า โดยทั่วไปการประมวลผลข้อมูลประเภทนี้ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูล และข้อยกเว้นแคบกว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป ตัวอย่างเช่น การป้องกันอันตรายต่อชีวิตหรือสุขภาพของบุคคล และการก่อตั้งหรือต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย

ลองนึกว่าแบบฟอร์มเหล่านั้นอยู่ที่ไหนในวันนี้ รูปถ่ายในแชท LINE ไฟล์สแกนในโฟลเดอร์ที่แชร์กัน แฟ้มกระดาษในร้าน ระบบจองไม่ได้ทำให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายโดยอัตโนมัติ และบทความนี้ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย แต่ระบบให้สิ่งที่รูปในแชทให้ไม่ได้ คือที่เก็บแบบฟอร์มที่เดียว บันทึกการให้ความยินยอม และการควบคุมว่าใครเปิดดูได้ หากธุรกิจของคุณเก็บข้อมูลสุขภาพ ควรปรึกษาทนายความด้านคุ้มครองข้อมูลของไทยว่า PDPA ใช้กับคุณอย่างไร

ระบบจองต้องทำให้ถูกห้าข้อ

ไม่ว่าจะซื้อผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปหรือจ้างพัฒนา ห้าข้อนี้เป็นตัวตัดสินว่าระบบจะช่วยได้จริงหรือไม่

1. หนึ่งการจอง หนึ่งระเบียน ทุกช่องทาง (วอล์กอิน แชท เว็บไซต์ ตัวแทน) ลงเอยเป็นการจองเดียว ลูกค้าหนึ่งราย สถานะเดียว และประวัติการชำระเงินเดียว ถ้าพนักงานยังถามว่า "อยู่ในชีตไหน" แปลว่าระบบล้มเหลว
2. ความจุมีแหล่งความจริงแหล่งเดียว ที่นั่งบนเรือ อินสตรัคเตอร์ การเติมถัง รถ และวันของไกด์ ถูกนับในที่เดียว และการจองจะไม่สามารถใช้ที่นั่งที่ไม่มีอยู่ สำหรับ DMC หมายถึงโควตาของซัพพลายเออร์และความว่างแบบเรียลไทม์
3. เก็บแบบฟอร์มและความยินยอมอย่างถูกต้อง ใบยินยอม แบบสอบถามสุขภาพ และการให้ความยินยอม ลูกค้ากรอกเอง มีตราเวลา เก็บโดยจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง และผูกกับการจอง ไม่ใช่ทิ้งไว้เป็นรูปในแชท
4. เรตและใบเสนอราคาสร้างจากข้อมูล เรตของซัพพลายเออร์ตามฤดูกาล ขนาดกลุ่ม และเงื่อนไข อยู่ในที่เดียว และใบเสนอราคาถูกสร้างจากข้อมูลนั้น ไม่ใช่ประกอบด้วยมือ
5. กรอกเงินครั้งเดียว การชำระเงินถูกบันทึกหนึ่งครั้ง แล้วไหลไปยังรายงานเงินสด การคำนวณคอมมิชชัน และยอดคงเหลือของลูกค้า นี่คือสิ่งที่ยุติการเถียงเรื่องเงินเดือน

ข้อที่หกสำคัญในภูมิภาคนี้ ระบบต้องเข้ากับวิธีที่ลูกค้าคุยและจ่ายเงินจริง สำหรับผู้ประกอบการไทยหลายราย นั่นหมายถึง LINE สำหรับการสนทนา และช่องทางชำระเงินในประเทศ เช่น พร้อมเพย์ และสำหรับผู้ที่รับนักท่องเที่ยวญี่ปุ่นหรือจีน คือการสื่อสารด้วยภาษาเหล่านั้น ระบบที่คาดหวังให้ลูกค้าทุกคนกรอกฟอร์มบนเว็บ จะถูกพนักงานเลี่ยงภายในหนึ่งสัปดาห์

ซื้อหรือสร้าง

มีผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปสำหรับทั้งสองธุรกิจ มีเครื่องมือบริหารร้านดำน้ำ และแพลตฟอร์มสำหรับทัวร์และ DMC สำหรับธุรกิจรูปแบบมาตรฐาน หนึ่งในนั้นมักเป็นคำตอบที่ถูก เราขอบอกตรง ๆ ดีกว่าขายซอฟต์แวร์สั่งทำที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้

ซอฟต์แวร์สั่งทำหรือปรับแต่งเริ่มสมเหตุสมผลเมื่อธุรกิจของคุณไม่ตรงกับรูปแบบมาตรฐาน เช่น ร้านดำน้ำที่เป็นรีสอร์ตด้วย มีรถรับส่งและร้านอาหาร DMC ที่ขายให้ตัวแทนในหลายประเทศ หลายสกุลเงินและหลายภาษา หรือผู้ประกอบการที่ต้องการให้การจอง แบบฟอร์ม และบัญชี เชื่อมกับระบบที่ใช้อยู่แล้ว ในกรณีเหล่านี้งานส่วนใหญ่คือการเชื่อมต่อ ไม่ใช่การคิดค้นใหม่

การเชื่อมต่อคือสิ่งที่ Simplico ทำ เราสร้างและเชื่อมระบบธุรกิจ รวมถึงระบบ ERP การจอง และการปฏิบัติการ ให้ลูกค้าในภาคการผลิต โลจิสติกส์ และพลังงาน และแนวทางเดียวกันใช้ได้ที่นี่ เราไม่ได้ขายผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปสำหรับร้านดำน้ำหรือ DMC เราเริ่มจากการสำรวจสิ่งที่คุณมี แล้วบอกตรง ๆ ว่าคุณควรซื้อ ปรับ หรือสร้าง

แผนเริ่มต้น 30 วัน

สัปดาห์ที่ 1: ทำรายการช่องทาง เขียนทุกทางที่การจองเข้ามาหาคุณ (แอปแชท วอล์กอิน เว็บไซต์ ตัวแทน มาร์เก็ตเพลส) และวันนี้แต่ละช่องทางถูกบันทึกไว้ที่ไหน

สัปดาห์ที่ 2: ทำรายการข้อเท็จจริงที่ห้ามผิด ความจุต่อเรือหรือรถ เรตซัพพลายเออร์ตามฤดูกาล กฎเงินมัดจำ เงื่อนไขการยกเลิก เก็บแต่ละอย่างไว้ที่เดียว แม้จะยังเป็นสเปรดชีตก็ตาม

สัปดาห์ที่ 3: ตามรอยการจองหนึ่งรายการตั้งแต่ต้นจนจบ เลือกการจองล่าสุดห้ารายการ ตามจากข้อความแรกจนถึงการชำระเงินครั้งสุดท้าย นับว่าเงินแต่ละก้อนถูกพิมพ์กี่ครั้ง และแบบฟอร์มแต่ละใบไปจบที่ไหน

สัปดาห์ที่ 4: ตัดสินใจ เมื่อมีผลการตามรอยแล้ว คุณจะบอกได้ว่าห้าข้อข้างต้นข้อไหนเจ็บที่สุด และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปครอบคลุมหรือไม่

คุยกับเรา

บอกเราว่าตอนนี้การจองเข้ามาหาคุณอย่างไร และพังตรงไหน แล้วเราจะบอกว่าคุณต้องการผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป การปรับแต่ง หรือระบบที่สร้างใหม่ การคุยสั้น ๆ เพื่อสำรวจก็เพียงพอจะเริ่ม

• อีเมล: hello@simplico.net
• LINE: iiitum1984
• โทรศัพท์: (+66) 97496 6397

สำหรับการเชื่อมต่อระบบจองและบัญชี ดูบริการเชื่อมต่อ ERP ของเรา สำหรับคำถามด้านสถาปัตยกรรม ดูบริการออกแบบระบบและให้คำปรึกษา

คำถามที่พบบ่อย

ร้านดำน้ำของเราเล็กมาก แบบนี้เกินความจำเป็นไหม
อาจใช่ ถ้ามีการจองไม่กี่รายการต่อสัปดาห์ และมีคนคนเดียวที่เห็นทุกอย่าง สเปรดชีตอาจเพียงพอ สัญญาณที่ควรสังเกตคือ ยอดเงินก้อนเดียวถูกกรอกหลายที่ มีข้อพิพาทเรื่องคอมมิชชัน และบอกไม่ได้ว่าคอร์สหรือบริการไหนทำกำไร

ระบบจองทำให้เราปฏิบัติตาม PDPA ไหม
ไม่ ระบบให้การจัดเก็บที่ปลอดภัย บันทึกความยินยอม และการควบคุมสิทธิ์ได้ ซึ่งทำให้แนวปฏิบัติที่ดีทำได้ง่ายกว่ารูปในแชทมาก แต่การปฏิบัติตามกฎหมายขึ้นกับนโยบาย ประกาศ และวิธีจัดการข้อมูลของคุณ ควรปรึกษาทนายความด้านคุ้มครองข้อมูลของไทยเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ

ลูกค้ายังใช้ LINE ต่อได้ไหม
ควรทำได้ ระบบที่ดีรับการจองจากที่ที่มันเริ่ม แล้วนำมาไว้ในระเบียนเดียว การบังคับให้ลูกค้าย้ายช่องทางมักทำให้พนักงานหาทางเลี่ยงระบบ

ควรซื้อผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปหรือจ้างพัฒนา
ถ้าผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปเหมาะกับธุรกิจ ก็ซื้อ สร้างหรือปรับแต่งเมื่อธุรกิจของคุณรวมบริการในแบบที่ผลิตภัณฑ์ไม่รองรับ หรือเมื่อการจองต้องเชื่อมกับระบบที่ใช้อยู่

คุณขายผลิตภัณฑ์สำหรับร้านดำน้ำหรือ DMC ไหม
ไม่ เราสร้างและเชื่อมระบบสั่งทำ และเราบอกเรื่องนี้ตั้งแต่เริ่มคุย

แหล่งอ้างอิง

• Tilleke & Gibbins: Thailand, operationalising the PDPA (sensitive personal data and lawful basis)
• PADI / RSTC: Diver Medical Participant Questionnaire (medical statement form)
• ScubaCloud: Top 5 signs a dive centre has outgrown spreadsheets (บทความของผู้ขายซอฟต์แวร์)
• Softrip: Understanding DMC software (บทความของผู้ขายซอฟต์แวร์)