ダイビングショップ・ツアー会社・DMC向け：LINEとスプレッドシートの予約管理が限界を迎えるとき

ハイシーズンの月曜日、朝7時。未読のLINEが14件、色分けされた3枚のタブがあるスプレッドシート、そして桟橋の脇のホワイトボード。その山のどこかに、「8時30分の船が2席オーバーしている」という事実が埋もれています。まだ誰も気づいていません。

小規模なダイビングショップ、ツアー会社、DMC（現地手配会社）の多くが、実際にこの形で運営されています。事業が小さく、オーナーがすべてを覚えている間は問題なく回ります。しかし、ある時点を境に、予想できる形で破綻します。その壊れ方は静かです。ダブルブッキング、入金の抜け、見つからない健康診断書といった形で現れます。

この記事は、すでにその段階に来ているのではないかと感じているオーナーや運営責任者に向けて書いています。何が先に壊れるのか、真剣に受け止めるべき法的な理由が1つあること、そして購入するにせよ開発するにせよ、予約システムに最低限必要なことを整理します。

2つの事業、同じ根本問題

ダイビングショップとDMCは外から見ると違って見えますが、内側でやっていることは同じです。限られた供給量（ボートの座席、インストラクターの時間、タンク、車両、客室、ガイドの稼働日）を、さまざまな経路から来るお客様に販売し、1件ごとの販売を、回収した代金、支払い済みの仕入先、安全でスムーズな一日へと変えていくことです。

これがチャットと表計算の上で動いていると、同じ3つのことが壊れます。供給量が複数の場所で管理される。顧客情報がチャットの写真やPDFに散らばる。お金が何度も手入力される。

ダイビングショップで最初に壊れるもの

この分野のソフトウェアベンダーは同じパターンを説明しており、現場の声とも一致します。ただし、以下の情報源はソフトウェアを販売する会社である点に留意してください。

• 1つの入金を3回入力する。 デポジットをスケジュール表に入れ、現金管理表に入れ、さらにコミッション表にも入れる。コピーのたびに、合計が合わなくなる機会が生まれます。
• コミッションと給与をめぐるトラブル。 インストラクターの報酬は、基本給、指導コミッション、販売コミッション、前借りが混在しがちです。誤りは見つけにくく、誤りを見つけたインストラクターはそれをよく覚えています。
• オーナー自身がシステムになっている。 数式や回避策が一人の頭の中にあります。その人が不在になると給与計算が止まり、他の誰もそのシートを読めません。
• 問題が月末にならないと表に出ない。 数週間後に見つかった不一致は、追跡が非常に困難です。
• 単純な問いに正直に答えられない。 機材レンタルは本当に儲かっているのか。どのコースが利益を生んでいるのか。答えるには新しい数式を作る必要があるため、結局は勘で運営することになります。

最後の2つは重要です。自社の数字を把握していないことこそが、個々のミスよりも大きな本当のコストです。

DMC・ツアー会社で最初に壊れるもの

DMCは、ホテル、送迎、アクティビティ、食事を組み合わせて複数日のパッケージを作ります。価格は季節や人数で変わり、仕入先ごとに料金や条件が異なります。

• 手作業の見積もり。 見積もりのたびに、正しい季節の正しい仕入先料金を探し、マークアップを乗せ、人数が変われば最初からやり直します。何時間もかかる見積もりは、当日中に返信する競合に負けます。
• 料金表や契約がファイルとメールに散らばっている。 どの仕入先のどの料金がどの日付に適用されるのか、すぐに答えられる人がいません。
• リアルタイムの空き状況が見えない。 リスクはオーバーブッキングで、直前の変更は電話の連鎖になります。
• 複数の通貨と複数の入金経路。 それを手作業で突き合わせています。

ツール提供会社がよく挙げる「見積もりが数時間から数分に」といった数字は宣伝文句であり、測定された結果ではありません。彼らが説明する問題は現実のものですが、どれだけ効果があるかは事業によって異なります。

見落とされがちな点：顧客の健康情報は機微なデータ

スクーバダイビングの講習や、ガイド付きのアクティビティの多くでは、お客様に健康情報の記入をお願いします。レクリエーションのダイバー講習では、業界全体で使われている標準の医学質問票が、受講者の既往歴を尋ねます。1つでも「はい」があれば、医師の診察が必要で、医師はダイビングに適さない状態があるかどうかを確認する欄に記入します。未成年の場合は保護者の署名も必要です。この書式は機密扱いとされていますが、誰がどのくらいの期間保管すべきかは定めておらず、その責任は事業者側に残されています。

タイでは、健康に関するデータは個人情報保護法（PDPA）上の機微な個人情報にあたります。法律事務所の解説によれば、このデータの処理には原則として本人の明示的な同意が必要で、例外は通常の個人情報よりも狭く限られています。たとえば、人の生命や健康に対する危険の防止、法的請求権の確立や防御などです。

そうした書類が、いま実際にどこにあるかを考えてみてください。LINEの写真。共有フォルダのスキャン。店舗の紙のバインダー。予約システムを入れるだけで法令を遵守できるわけではなく、この記事も法的助言ではありませんが、システムはチャットの写真では実現できないものを提供します。書類の一元的な保管場所、同意の記録、そして誰が閲覧できるかの管理です。健康情報を収集する事業を営んでいる場合は、タイの個人情報保護に詳しい弁護士に、PDPAが自社にどう適用されるかを確認してください。

予約システムが満たすべき5つのこと

既製品を買うにせよ、開発するにせよ、次の5点がシステムが本当に役立つかどうかを分けます。

1. 1つの予約に1つの記録。 どの経路（飛び込み、チャット、ウェブサイト、代理店）から来ても、1人のお客様、1つのステータス、1つの入金履歴を持つ1件の予約に集約されること。スタッフが「どのシートにありますか」と聞いているなら、システムは機能していません。
2. 供給量の唯一の正しい情報源。 ボートの座席、インストラクター、タンクの充填、車両、ガイドの稼働日が1か所でカウントされ、存在しない座席を予約が取ることはできません。DMCの場合、仕入先の確保枠とリアルタイムの空き状況を意味します。
3. 書類と同意を正しく取得・保管する。 免責同意書、医学質問票、同意の記録は、お客様自身が入力し、タイムスタンプが付き、アクセス権限を制限して保管され、予約に紐づきます。チャットの写真のまま放置しません。
4. 料金と見積もりをデータから作る。 季節、人数、条件ごとの仕入先料金が1か所にあり、見積もりはそこから生成されます。手作業で組み立てません。
5. お金は1回だけ入力する。 入金は1回記録され、現金の報告、コミッションの計算、お客様の残高に自動で反映されます。これが給与をめぐる言い争いをなくします。

この地域では6つ目も重要です。システムは、お客様が実際に連絡し支払う方法に合っている必要があります。タイの多くの事業者にとっては、会話にはLINE、支払いにはPromptPayのような国内の決済手段です。日本や中国からのお客様を受け入れる事業者であれば、それぞれの言語での対応も含まれます。すべてのお客様にウェブフォームの入力を求めるシステムは、1週間もしないうちにスタッフに迂回されます。

買うか、作るか

どちらの事業向けにも既製品があります。ダイビングショップの管理ツールもあれば、ツアーやDMC向けのプラットフォームもあります。標準的な運営であれば、そのうちの1つが正解であることが多く、私たちはそう申し上げます。必要のないオーダーメイドを売るよりも、その方が誠実です。

オーダーメイドや既製品の調整が意味を持つのは、事業が標準の形に合わないときです。たとえば、送迎やレストランを持つリゾートを兼ねたダイビングショップ。複数の国の代理店に、異なる通貨と言語で販売するDMC。予約、書類、会計を、すでに使っているシステムと連携させたい事業者。こうした場合、作業の大半は新しい発明ではなく、連携です。

その連携こそが、Simplicoの仕事です。私たちは、製造業、物流、エネルギー分野のお客様向けに、ERP、予約、運用のシステムを構築し、つないできました。同じやり方がここにも使えます。私たちはダイビングショップやDMC向けの既製品を販売していません。まずお持ちのものを確認し、購入すべきか、調整すべきか、作るべきかを率直にお伝えします。

30日スタートプラン

第1週：経路を書き出す。 予約が届くすべての経路（チャットアプリ、飛び込み、ウェブサイト、代理店、マーケットプレイス）と、現在それぞれがどこに記録されているかを書き出します。

第2週：間違えてはいけない事実を書き出す。 船や車両ごとの定員、季節ごとの仕入先料金、デポジットの規則、キャンセル条件。まだ表計算のままでも構いませんので、それぞれを1か所にまとめます。

第3週：1件の予約を最初から最後まで追う。 最近の予約を5件選び、最初のメッセージから最終入金まで追跡します。入金が何回入力されたか、書類がどこに行き着いたかを数えます。

第4週：判断する。 追跡の結果があれば、上の5点のうちどれが一番痛いのか、既製品でカバーできるのかを説明できるようになります。

ご相談ください

現在、予約がどのように届き、どこで問題が起きているかを教えてください。既製品でよいのか、調整が必要か、新しく作るべきかをお伝えします。最初は短い打ち合わせで十分です。

• メール：hello@simplico.net
• LINE：iiitum1984
• 電話：(+66) 97496 6397

予約と会計の連携についてはERP連携サービスを、アーキテクチャに関するご相談はシステム設計・コンサルティングサービスをご覧ください。

よくある質問

うちは非常に小さなダイビングショップです。これは大げさでしょうか。
その可能性はあります。週に数件の予約で、すべてを把握している人が1人いるなら、表計算で十分かもしれません。注意すべき兆候は、同じ入金が複数の場所に入力されること、コミッションをめぐる争い、どのコースやサービスが利益を生んでいるのか言えないことです。

予約システムを入れればPDPAに対応できますか。
いいえ。システムは、安全な保管、同意の記録、アクセス制御を提供でき、チャットの写真よりもはるかに良い運用がしやすくなります。ただし、法令の遵守は、方針、通知、データの扱い方によって決まります。ご自身の状況についてはタイの個人情報保護に詳しい弁護士にご相談ください。

お客様はこれまで通りLINEを使えますか。
使えるべきです。良いシステムは、予約が始まる場所から受け取り、1つの記録にまとめます。お客様に新しい経路を強制すると、スタッフがシステムを迂回することがよくあります。

既製品を買うべきですか、それとも作るべきですか。
既製品が事業に合うなら、買ってください。製品が対応していない形でサービスを組み合わせている場合や、予約を既存のシステムとつなぐ必要がある場合に、開発や調整を検討してください。

ダイビングショップ向けやDMC向けの製品を販売していますか。
いいえ。私たちはオーダーメイドのシステムの構築と連携を行っており、そのことは最初にお伝えします。

出典

• Tilleke & Gibbins: Thailand, operationalising the PDPA (sensitive personal data and lawful basis)
• PADI / RSTC: Diver Medical Participant Questionnaire (medical statement form)
• ScubaCloud: Top 5 signs a dive centre has outgrown spreadsheets（ベンダーの記事）
• Softrip: Understanding DMC software（ベンダーの記事）